تعریف
کایزن یک فلسفه کسب و کار ژاپنی است که هدف آن ایجاد تغییرات کوچک در طول زمان برای پیشبرد بهبود مستمر است.
کایزن چیست؟
مفهوم ژاپنی کایزن طیف گستردهای از ایدهها را در بر میگیرد. این ایدهها شامل افزایش بهرهوری محیط کار با ایجاد فضای تیمی، بهبود فرآیندها و رویهها، تضمین مشارکت کارکنان و افزایش رضایت شغلی، کاهش خستگی و افزایش ایمنی در مشاغل میشود. بسیاری از شرکتها در سراسر جهان اکنون کایزن را به اشکال مختلف اجرا میکنند.
نکات کلیدی
- کایزن یک فلسفه کسب و کار ژاپنی است.
- اهداف آن شامل بهرهوری بیشتر، کیفیت بالاتر و ضایعات کمتر است.
- کایزن دیگر محدود به ژاپن نیست.
- مفهوم کایزن اکنون در سراسر جهان، چه در بخش تولید و چه در سایر بخشها، به کار گرفته میشود.
خواندن مقاله ذیل را به شما پیشنهاد می دهیم:
«تفاوت کارایی (Efficiency) و اثربخشی (Effectiveness)»
درک کایزن
هدف کایزن ایجاد تغییرات کوچک در طول زمان برای پیشبرد بهبود مستمر در یک شرکت است. فرآیند کایزن اذعان دارد که تغییرات کوچک اکنون میتوانند در آینده به تأثیرات بزرگی تبدیل شوند.
در نهایت، این تعریف میتواند به معنای کنترل کیفیت بهتر ، فرآیندهای کارآمدتر و حذف ضایعات، در کنار سایر مزایا باشد.
تحت کایزن، هر کارمندی در هر زمانی میتواند بهبودهایی را آغاز کند. فلسفه این است که همه در موفقیت شرکت سهمی دارند و همه باید در همه حال برای کمک به بهبود کسب و کار تلاش کنند.
بسیاری از شرکتها در سراسر جهان مفهوم کایزن را پذیرفتهاند. مشهورترین آنها، شرکت خودروسازی تویوتا است که مدتهاست کایزن را در سازمان خود به کار گرفته و آن را به عنوان یکی از ارزشهای اصلی خود توصیف میکند. تویوتا برای بهبود سیستم تولید خود، همه کارکنان را تشویق و توانمند میکند تا زمینههای بهبود بالقوه را شناسایی کرده و راهحلهای عملی ایجاد کنند.
کایزن چگونه کار میکند؟ (اصول کلیدی)
کایزن اغلب به مجموعهای از اصول کلیدی تقسیم میشود. برای مثال، موسسه کایزن، که توسط ماساکی ایمای (Masaaki Imai)، نویسنده کتابی در سال ۱۹۸۶ که به رواج این اصطلاح کمک کرد، تأسیس شده است، آنها را به شرح زیر فهرست میکند:
- واقعیت سریع: فرآیند شناسایی راهحلها در تویوتا، «کایزن برقآسا» نامیده میشود.
- مشتری خود را بشناسید: بگذارید فرآیندهای سازمان شما جریان داشته باشد (حذف اتلاف یا فعالیتهای بدون ارزش افزوده از جریان کار)
- به گمبا (Gemba) بروید: گمبا جایی است که اتفاقات واقعاً رخ میدهند، مانند کارخانه.
- توانمندسازی افراد
- شفاف باشید
کایزن زیربنای این شناخت است که افرادی که وظایف و فعالیتهای خاصی را انجام میدهند، بیشترین اطلاعات را در مورد آنها دارند. توانمندسازی این افراد برای ایجاد تغییر، بهترین استراتژی برای بهبود است. در حالت ایدهآل، کایزن عمیقاً در فرهنگ یک شرکت ریشه خواهد دواند .
کایزن معتقد است که هیچ پایان بینقصی وجود ندارد و همه چیز را میتوان بهبود بخشید، بنابراین افراد باید تلاش کنند تا دائماً تکامل یافته و نوآوری کنند.
مهم: کار تیمی هسته اصلی کایزن است، جایی که جلسات منظم تیمی شامل بحث در مورد پیشرفتهای احتمالی میشود.
برخی از مزایای کایزن
کایزن مزایای بالقوه زیادی را برای شرکتها ارائه میدهد. این مزایا عبارتند از:
- افزایش بهرهوری
- کاهش ضایعات
- مدیریت بهتر منابع
- کیفیت بهبود یافته
- ایمنی بهتر
- هزینههای پایینتر
- رضایت بیشتر مشتری
- همکاری و ارتباط بهبود یافته
- رضایت و روحیه بالاتر کارکنان
کایزن و چرخه PDCA
فرآیند بهبود مورد استفاده در کایزن اغلب از قالب چرخه PDCA پیروی میکند که اولین بار در دهه ۱۹۲۰ در ایالات متحده توسعه یافت. PDCA مخفف Plan-Do-Check-Act است.
- مرحله برنامهریزی (Plan) شامل پیشنهاد و ترسیم تغییرات است تا همه بدانند وقتی تیمها سعی در حل یک مشکل دارند، چه انتظاری باید داشته باشند.
- مرحله اجرا (Do) هر آنچه را که به نظر بهترین راه حل برای مسئله میرسد، پیادهسازی میکند.
- مرحله بررسی (Check) شامل ارزیابی راهحل مشکل است تا مشخص شود که آیا مؤثر بوده است یا خیر.
- وقتی یک شرکت اقدام (Act) میکند، تعیین میکند که آیا راهحل باید به استاندارد شرکت تبدیل شود یا اینکه به تغییرات بیشتری نیاز دارد.
- اگر مدیران تصمیم به اجرای تغییرات بیشتر بگیرند، کایزن به مرحله برنامهریزی برمیگردد و فرآیند دوباره از نو شروع میشود.
استراتژی موجودی به موقع (JIT: Just In Time)
یکی از اهداف کلیدی فرآیند کایزن، کاهش ضایعات و افزایش کارایی در چرخه تولید است. استراتژی موجودی به موقع (JIT) به مدیریت این امکان را میدهد که با تطبیق تحویل مواد اولیه از تأمینکنندگان با برنامههای تولید، موجودی اضافی را به حداقل برساند.
استراتژی JIT بخشی از سیستم تولید تویوتا (TPS) است که اکنون توسط شرکتهای متعددی مورد استفاده قرار میگیرد. JIT با کاهش هزینههای نگهداری موجودی به تولیدکنندگان کمک میکند تا در هزینهها صرفهجویی کنند. همچنین ضایعات را کاهش میدهد زیرا در صورت لغو یا تعویق سفارش توسط مشتری، موجودی اضافی برای شرکتها باقی نمیماند.
خواندن مقاله زیر را به شما پیشنهاد می دهیم:
«مدیریت استراتژیک چیست؟ مزایا و انواع آن»
کانبان (Kanban)
یکی دیگر از نوآوریهای ژاپنی، کانبان ، یک سیستم کنترل موجودی است که در ارتباط با استراتژی JIT استفاده میشود. این سیستم به کارمندان نشانههای بصری میدهد که به آنها میگوید چه زمانی زمان سفارش قطعات و مواد است، زیرا آنها تمام میشوند.
این سیستم به کارتهای رنگی متکی است که تولید را ردیابی میکنند و به کارمندان هشدار میدهند که چه زمانی باید یک قطعه یا ماده مورد نیاز را دوباره پر کنند. این سیستم به کارمندان این امکان را میدهد که به سرعت تعداد صحیح قطعات را از تأمینکننده سفارش دهند و آنها را به محل مورد نیاز در کارخانه تحویل دهند.
هدف کانبان، تضمین عملکرد کارآمد خط مونتاژ کارخانه و جلوگیری از وقوع گلوگاهها است.
روش کایزن (به طور خلاصه)
روش کایزن مجموعهای از اصول و ابزارهای راهنما است که به دنبال مشارکت همه کارکنان در بهبود تدریجی و مستمر در سراسر یک شرکت است. به همین دلیل، این یک فرآیند مداوم است و هرگز پایان نمییابد.
نمونهای از کایزن
تویوتا احتمالاً مشهورترین نمونه شرکتی است که از کایزن برای حفظ موفقیت خود استفاده میکند. نمونه شناختهشده دیگر کایزن در عمل، شرکت فورد موتور است که کایزن را برای کاهش زمان لازم برای تکمیل فرآیندهای مختلف تولیدی به کار گرفت. یک نمونه غیرتولیدی، فیدلیتی اینوستمنت است که سالها پیش این مفهوم را برای بهبود خدمات مشتری خود به کار گرفت.
کایزن 5S چیست؟
کایزن ۵S یک فرآیند پنج مرحلهای است که اغلب در تولید ناب (Lean) مورد استفاده قرار میگیرد . این مراحل عبارتند از:
- مرتبسازی
- تنظیم به ترتیب
- شفافسازی
- استانداردسازی
- حفظ
خواندن مقاله زیر را پیشنهاد می کنیم:
«تولید ناب (Lean) چیست؟»
شش سیگما چیست؟
شش سیگما، مانند کایزن، روشی برای بهبود فرآیندهای تجاری، کاهش ضایعات و بهبود کنترل کیفیت است. این روش توسط شرکت آمریکایی موتورولا در سال ۱۹۸۶، تقریباً همزمان با جلب توجه جهانی به کایزن، معرفی شد.
نکته آخر
کایزن هم یک فلسفه و هم یک سیستم عملی برای تسهیل بهبود مستمر در یک شرکت است. از آغاز آن در ژاپن، عمدتاً به عنوان راهی برای بهبود فرآیندهای تولید، در سراسر جهان و در صنایع مختلف گسترش یافته است.