سیستم ERP چیست و چه فوایدی برای سازمان شما دارد؟

چکیده

برنامه ریزی منابع سازمانی، فرآیندهای کسب و کار را از طریق یک سیستم واحد مدیریت و ادغام می‌کند. با داشتن یک خط دید بهتر، شرکت ها می توانند منابع را بهتر برنامه ریزی و تخصیص دهند. بدون ERP، هر یک از دپارتمان های سازمان تمایل دارند به صورت جداگانه فعالیت کنند.

سیستم‌های ERP جریان آزاد ارتباطات و اشتراک گذاری دانش در سراسر سازمان، ادغام سیستم ها برای بهبود بهره وری و کارایی و افزایش هم افزایی در بین تیم ها و بخش ها را ارتقا می دهند. با این حال، اگر فرهنگ شرکت با این تغییر سازگار نشود و شرکت بررسی نکند که چگونه ساختار سازمانش می‌تواند از آن پشتیبانی کند، حرکت به سمت یک سیستم ERP نتیجه‌ معکوس خواهد داشت.

مقدمه

برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) پلتفرمی است که شرکت ها برای مدیریت و ادغام بخش های اساسی کسب‌ و کار خود از آن استفاده می کنند. بسیاری از برنامه های نرم افزاری ERP برای شرکت‌ها حیاتی هستند زیرا با ادغام تمام فرآیندهای مورد نیاز برای اداره شرکت هایشان با یک سیستم واحد، به آنها در پیاده سازی برنامه ریزی منابع کمک می‌کنند.

یک سیستم نرم افزاری ERP همچنین می‌تواند برنامه ریزی، خرید موجودی، فروش، بازاریابی، امور مالی، منابع انسانی و موارد دیگر را ادغام کند.

برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) چیست؟

برنامه‌ریزی منابع سازمانی یا ERP، یک سیستم به هم پیوسته است که اطلاعات را در سراسر یک شرکت جمع آوری و توزیع می‌کند. هدف یک سیستم ERP، انتقال اطلاعات مرتبط از یک بخش از کسب و کار به بخش دیگر است. به عنوان مثال، یک سیستم ERP می‌تواند به طور خودکار به بخش خرید اطلاع دهد که بخش تولید با کمبود نوع خاصی از مواد اولیه مواجه می‌شود.

اهمیت برنامه ریزی منابع سازمانی چیست؟

نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی، تک سیستمی ارائه می‌دهد که فرآیندها را در سراسر کسب‌ و کار ادغام می کند. این برنامه ها به کاربران اجازه می‌دهند تا در یک رابط واحد تعامل داشته باشند، اطلاعات را به اشتراک بگذارند و همکاری بین بخشی را امکان پذیر کنند. آن ها بهره وری، همکاری و کارایی را افزایش می‌دهند.

اجزاء سیستم ERP

اجزای یک سیستم ERP به نیازهای سازمان بستگی دارد. با این حال، ویژگی‌های کلیدی وجود دارد که هر ERP باید شامل آن ها باشد. به طور کلی، بسته‌ها شامل امور مالی، منابع انسانی، لجستیک و تولید، مدیریت زنجیره تأمین و مدیریت ارتباط با مشتری می‌شوند.

کاربردهای اصلی ERP

اینکه کدام یک از آن ها کاربردهای اصلی هستند، به کسب و کار و صنعتی که در آن فعالیت می‌کند بستگی دارد. اکثر شرکت ها می توانند از مدیریت زنجیره تأمین، لجستیک و برنامه‌های مالی برای ساده سازی عملیات و هزینه های خود بهره مند شوند.

نکات کلیدی

• نرم‌افزار ERP می‌تواند تمام فرآیندهای مورد نیاز برای اداره یک شرکت را یکپارچه کند.
• راهکارهای ERP در طول سال ها تکامل یافته اند و بسیاری از آن ها اکنون معمولاً برنامه‌ های کاربردی مبتنی بر وب هستند که کاربران می توانند از راه دور به آن ها دسترسی داشته باشند.
• برخی از مزایای ERP شامل جریان آزاد ارتباطات بین حوزه‌ های کسب‌ و کار، یک منبع واحد اطلاعات و گزارش‌ دهی دقیق و بلادرنگ داده‌ها است.
• صدها برنامه ERP وجود دارد که یک شرکت می تواند از بین آن ها انتخاب کند و اکثر آن ها قابل تنظیم هستند.

اگر یک شرکت سیستم ERP را با دقت اجرا نکند، می تواند بی اثر باشد.

آشنایی با برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)

می توانید یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی را به عنوان چسبی در نظر بگیرید که سیستم های کامپیوتری مختلف یک سازمان بزرگ را به هم متصل می‌کند. بدون یک برنامه ERP، هر بخش سیستم خود را برای وظایف خاص خود بهینه می‌کند. با نرم‌افزار ERP، هر بخش هنوز سیستم خود را دارد، اما همه سیستم ها از طریق یک برنامه با یک رابط قابل دسترسی هستند.

برنامه های ERP همچنین به بخش های مختلف اجازه می دهند تا راحت تر با بقیه شرکت ارتباط برقرار کرده و اطلاعات را به اشتراک بگذارند. این سیستم، اطلاعات مربوط به فعالیت و وضعیت بخش‌های مختلف را جمع‌آوری می کند و این اطلاعات را در اختیار سایر بخش ها قرار می دهد تا بتوانند به طور مؤثر از آن ها استفاده کنند.

برنامه های ERP می توانند با پیوند دادن اطلاعات مربوط به تولید، امور مالی، توزیع و منابع انسانی به یکدیگر، به یک شرکت کمک کنند تا خودآگاه تر شود. از آنجا که یک برنامه ERP فناوری های مختلف مورد استفاده توسط هر بخش از یک کسب‌ و کار را به هم متصل می‌کند، می‌تواند موارد تکراری پر هزینه و فناوری های ناسازگار را حذف کند. این فرآیند اغلب حساب های پرداختنی، سیستم های کنترل موجودی، سیستم های نظارت بر سفارش و پایگاه های داده مشتری را در یک سیستم ادغام می‌کند.

مزایای ERP

کسب‌ و کارها به دلایل مختلفی از جمله گسترش، کاهش هزینه ها و بهبود عملیات، از برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) استفاده می‌کنند. مزایای مورد نظر و محقق شده بین شرکت ها ممکن است متفاوت باشد؛ با این حال، برخی از آنها شایان ذکر است:

دقت و بهره وری را بهبود می بخشد

یکپارچه سازی و خودکار سازی فرآیندهای کسب‌ و کار، افزونگی ها را حذف کرده و دقت و بهره وری را بهبود می بخشد. علاوه بر این، بخش هایی با فرآیندهای به هم پیوسته می توانند کارها را برای دستیابی به نتایج سریع تر و بهتر، هماهنگ کنند.

گزارش دهی را بهبود می‌بخشد

برخی از کسب و کارها از گزارش دهی داده های بهبود یافته و بلادرنگ از یک سیستم منبع واحد بهره مند می شوند. گزارش دهی دقیق و کامل به شرکت ها کمک می کند تا به طور مناسب برنامه ریزی، بودجه بندی، پیش بینی و وضعیت عملیات را به سازمان و اشخاص ذینفع، مانند سهامداران، اطلاع رسانی کنند.

افزایش کارایی

سیستم های ERP به کسب و کارها اجازه می دهند تا به سرعت به اطلاعات مورد نیاز مشتریان، فروشندگان و شرکای تجاری دسترسی پیدا کنند. این امر به بهبود رضایت مشتری و کارکنان، سرعت پاسخگویی سریع تر و افزایش دقت کمک می کند. علاوه بر این، هزینه های مرتبط اغلب با افزایش کارایی شرکت کاهش می یابد.

نرم‌افزار ERP همچنین قابلیت مشاهده کامل را فراهم می کند و به مدیریت اجازه می دهد تا به داده های بلادرنگ برای تصمیم گیری دسترسی داشته باشد .

افزایش همکاری

دپارتمان ها بهتر می توانند با هم همکاری کنند و دانش را به اشتراک بگذارند؛ یک نیروی کار تازه می‌تواند بهره وری و رضایت کارکنان را بهبود بخشد، زیرا کارکنان بهتر می‌توانند ببینند که چگونه هر گروه عملکردی در ماموریت و چشم‌انداز شرکت نقش دارد. همچنین، وظایف یدی و کم اهمیت حذف می‌شوند و به کارکنان اجازه داده می شود تا وقت خود را به کارهای معنادارتری اختصاص دهند.

نحوه کار پلتفرم های برنامه ریزی منابع سازمانی

ERP در طول سال ها از مدل های نرم‌افزاری سنتی که از سرورهای فیزیکی کلاینت و سیستم های ورودی دستی استفاده می‌کردند، به نرم‌افزارهای مبتنی بر ابر (ابری) با دسترسی از راه دور و مبتنی بر وب تکامل یافته است. این پلتفرم عموماً توسط شرکتی که آن را ایجاد کرده است، نگهداری می شود و شرکت های مشتری، خدمات ارائه شده توسط این پلتفرم را اجاره می‌کنند.

کسب‌ و کارها برنامه هایی را که می‌خواهند استفاده کنند انتخاب می‌کنند. سپس، شرکت میزبان، برنامه‌ها را روی سروری که مشتری اجاره کرده است بارگذاری می کند و هر دو طرف شروع به ادغام فرآیندها و داده‌های مشتری در پلتفرم می کنند.

زمانی که همه بخش ها به سیستم متصل شدند، تمام داده‌ها روی سرور جمع آوری شده و فوراً در دسترس کسانی قرار می گیرد که اجازه استفاده از آن را دارند. گزارش ها را می توان با معیارها، نمودارها یا سایر ابزارهای بصری و کمکی که ممکن است مشتری برای تعیین نحوه عملکرد کسب و کار و بخش های آن نیاز داشته باشد، تولید کرد.

اگر سیستم ERP یک شرکت با دقت اجرا نشود، ممکن است با افزایش هزینه ها مواجه شود.

نقاط ضعف ERP

یک سیستم ERP همیشه ناکارآمدی های یک کسب و کار را از بین نمی‌برد یا همه چیز را بهبود نمی بخشد. ممکن است شرکت نیاز به بازنگری در نحوه سازماندهی خود داشته باشد یا در نهایت با خطر استفاده از فناوری‌های ناسازگار مواجه شود.

سیستم های ERP معمولاً به دلیل عدم تمایل شرکت به کنار گذاشتن فرآیندهای کاری قدیمی، در دستیابی به اهدافی که بر نصب آنها تأثیر گذاشته است، شکست می‌خورند. برخی از شرکت ها همچنین ممکن است تمایلی به کنار گذاشتن نرم افزارهای قدیمی که در گذشته به خوبی کار می کردند، نداشته باشند.

نکته کلیدی این است که از تقسیم پروژه های ERP به پروژه های کوچک تر جلوگیری شود، که می‌تواند منجر به افزایش هزینه‌ها شود.

نکته: به کارگیری اصول مدیریت تغییر در طول چرخه عمر ERP می‌تواند از شکست هایی که اجرای کامل را به خطر می اندازند، جلوگیری کند یا آنها را کاهش دهد.

خواندن مقاله زیر را به شما پیشنهاد می دهیم:

«بوم مدل کسب و کار چیست؟»

انواع سیستم های ERP

تعدادی راه‌حل ERP مختلف وجود دارد که می توانند نیازهای مختلف کسب‌ و کارها را برآورده کنند. این فهرست به معنای فهرست کردن تک تک انواع ERP نیست، اگر چه فهرست بسیار جامعی است.

ERP درون سازمانی

سیستم‌های ERP داخلی شامل خرید مجوزهای نرم‌افزار و نصب مستقیم سیستم ERP روی سرورهای خود شرکت هستند. شرکت ها کنترل کاملی بر سیستم و داده‌ها دارند، زیرا در محل آنها قرار دارد. سفارشی سازی و ادغام با سیستم های موجود می تواند گسترده تر باشد و این نوع ERP معمولاً به منابع اختصاصی فناوری اطلاعات برای نگهداری، به روز رسانی و امنیت نیاز دارد.

برنامه ریزی منابع سازمانی ابری

سیستم های ERP ابری روی سرورهای راه دور میزبانی می شوند و از طریق اینترنت قابل دسترسی هستند. ERP های ابری مانند محصولات SaaS مقیاس پذیری بهتری ارائه می‌دهند و به کسب‌وکارها اجازه می دهند تا به راحتی منابع و ویژگی ها را در صورت نیاز و بدون سرمایه گذاری اولیه قابل توجه در سخت افزار، تنظیم کنند. سیستم‌های ERP ابری معمولاً دارای یک مدل قیمت گذاری مبتنی بر اشتراک هستند و به روز رسانی ها / نگهداری توسط ارائه‌دهنده ERP (نه خود شرکت) مدیریت می‌شود.

ERP مخصوص صنعت

سیستم های ERP مختص صنعت، برای برآورده کردن نیازها و الزامات منحصر به فرد صنایع خاص طراحی شده‌اند. این سیستم ها اغلب شامل ماژول ها، قابلیت ها و بهترین شیوه های مختص صنعت برای رسیدگی به پیچیدگی های صنعت هستند. به عنوان مثال، یک شرکت تولیدی را در نظر بگیرید که به شدت به موجودی، مدیریت زنجیره تأمین و توزیع کالا وابسته است. این نوع ERP بسیار متفاوت از یک ERP مبتنی بر مشتری مانند ERP یک موسسه مالی خواهد بود.

ERP متن‌باز

یک سیستم ERP متن باز (یا هر نرم افزار متن باز دیگری) به کاربران امکان دسترسی به کد منبع را می‌دهد. این بدان معناست که یک شرکت می تواند ERP را سفارشی سازی، اصلاح یا توزیع مجدد کند تا نیازهای شرکت را بهتر برآورده کند. پیاده سازی و نگهداری سیستم های ERP متن باز ممکن است در مقایسه با راه حل‌های ERP تجاری به تخصص و منابع فنی بیشتری نیاز داشته باشد.

برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) برای کسب و کارهای کوچک

از سوی دیگر، سیستم های ERP کسب و کارهای کوچک به طور خاص برای نیازهای کسب و کارهای کوچک و متوسط ​​(SMB – Small & Medium Business) طراحی شده‌اند. این نوع سیستم های ERP سعی می‌کنند بین خاص بودن و ارائه قابلیت های ضروری با قیمتی مقرون به صرفه تر، تعادل برقرار کنند. از آنجا که این سیستم ها از استحکام کمتری برخوردارند، پیاده سازی راه حل های ERP کسب و کارهای کوچک اغلب آسان تر است و در مقایسه با سیستم های ERP در سطح سازمانی، به سفارشی سازی کمتری نیاز دارند.

ERP لایه‌ای

سیستم های ERP لایه‌ای، سطوح مختلفی از عملکرد و مقیاس پذیری را برای پاسخگویی به کسب‌ و کارهایی با اندازه و پیچیدگی متفاوت ارائه می‌دهند. شرکت ها می توانند لایه‌ای را انتخاب کنند که به بهترین وجه با نیازها و بودجه فعلی آنها مطابقت دارد، و این امکان را دارند که با تکامل نیازهای خود، آن را ارتقا یا سفارشی سازی کنند. این امر مستلزم اضافه کردن ماژول ها به محض مرتبط شدن آنهاست (یعنی شرکتی که در حال گسترش به عملیات بین‌المللی است، باید برای پیاده سازی ماژول های خارجی هزینه کند).

ERP در مقابل CRM

پلتفرم های ERP و مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) دو نوع مختلف از سیستم های نرم‌افزاری هستند که در کسب و کارها مورد استفاده قرار می گیرند. در هسته خود، ERP بر فرآیندها و عملیات داخلی کسب و کار تمرکز دارد، در حالی که CRM بر مدیریت تعاملات با مشتریان و مشتریان بالقوه متمرکز است.

سیستم‌های ERP برای ادغام و خودکارسازی عملکردهای اصلی کسب‌وکار طراحی شده‌اند. در مقابل، سیستم‌های CRM به مدیریت روابط و تعاملات مشتری اختصاص دارند. این می‌تواند شامل مواردی مانند سرنخ‌های فروش، کمپین‌های بازاریابی، سوالات خدمات مشتری و مدیریت تماس باشد. در حالی که هدف ERPها ساده‌سازی فرآیندها است، هدف CRMها افزایش تعامل، رضایت و وفاداری مشتری است.

با وجود حوزه های تمرکز متمایز، سیستم های ERP و CRM اغلب در برخی زمینه ها همپوشانی دارند. بسیاری از سیستم های ERP مدرن شامل قابلیت های CRM هستند. این ادغام، کسب و کارها را قادر می سازد تا اطلاعات مشتری، مانند اطلاعات تماس، سابقه خرید و گزارش های ارتباطی را بین سیستم های ERP و CRM همگام سازی کنند. به عنوان مثال، یک CRM به طور سنتی سابقه خرید مشتری را میزبانی می‌کند. با اتصال آن به یک سیستم ERP گسترده تر، یک شرکت می تواند پیش بینی کند که مشتری چه زمانی دوباره سفارش می دهد، مطمئن شود که در یک زمان خاص مقدار کافی در دسترس دارد و مطمئن شود که در یک زمان خاص پرسنل کافی برای انجام سفارش بالقوه دارد.

خواندن مقاله زیر را به شما پیشنهاد می دهیم:

«مفهوم مستندسازی در سازمان چیست و چه مزایایی دارد؟»

نکاتی برای انتخاب سیستم ERP

هنگام انتخاب یک سیستم ERP، موارد زیادی وجود دارد که باید در نظر بگیرید. در اینجا چند ویژگی کلیدی وجود دارد که باید در طول فرآیند تصمیم گیری خود در نظر بگیرید:

• اطمینان حاصل کنید که سیستم ERP می‌تواند با رشد و تکامل کسب و کار شما، خود را با افزایش حجم تراکنش‌ها، کاربران و داده ها بدون اختلال قابل توجه یا مشکلات عملکردی وفق دهد.
• به دنبال یک راهکار ERP باشید که امکان سفارشی سازی را برای انطباق با فرآیندها و الزامات منحصر به فرد کسب و کار شما فراهم کند. بتوانید به راحتی گردش های کاری، فیلدها، فرم ها و گزارش های قابل تنظیم را از سیستم های ERP دریافت کنید.
• توانایی سیستم ERP در ادغام یکپارچه با سایر برنامه های نرم افزاری که ممکن است از قبل استفاده کنید را در نظر بگیرید. به CRM، پلتفرم های تجارت الکترونیک، سیستم های حقوق و دستمزد و ابزارهای هوش تجاری خود فکر کنید. اگر برای شما مهم است، ERP شما باید بتواند با هر یک از آنها ارتباط برقرار کند.
• اگر قصد دارید زیاد از ERP خود استفاده کنید، سیستم ERP ای را انتخاب کنید که رابط کاربری بصری و کاربر پسندی داشته باشد و استفاده از آن را آسان کند. یک رابط کاربری با طراحی خوب می‌تواند به افراد کمک کند تا با نرم افزار آشنا شوند و همچنین به سادگی نحوه‌ بهره برداری از تمام ویژگی های ERP را برای آنها ملموس تر کند.
• اگر برای شما مهم است، یک راهکار ERP را انتخاب کنید که قابلیت دسترسی به موبایل را ارائه می دهد . دسترسی به موبایل به شما این امکان را می دهد که برخی وظایف کلیدی را با موبایل از راه دور انجام دهید، به اطلاعات دسترسی داشته باشید و به روش های انعطاف پذیرتری تصمیم بگیرید که ممکن است بسته به نحوه عملکرد کسب و کار شما مهم باشد.
• برای محافظت از اطلاعات حساس تجاری، امنیت داده ها و ویژگی های انطباق را در اولویت قرار دهید . به دنبال سیستم های ERP با اقدامات امنیتی قوی، قابلیت های رمز گذاری ، کنترل های دسترسی، مسیرهای حسابرسی و گواهینامه های استاندارد باشید. توجه داشته باشید که ERP ها می توانند مختص صنعت باشند، بنابراین برخی از اقدامات امنیتی ممکن است بیشتر با صنعت شما مرتبط باشند.
• قابلیت های تحلیلی سیستم ERP را ارزیابی کنید. این به معنای بررسی ابزارهای گزارش دهی داخلی، داشبوردها و ویژگی های تحلیلی پیشرفته آن است. همچنین اگر برای کسب و کارتان مهم است، می‌توانید در مورد چگونگی دریافت اطلاعات در لحظه نیز فکر کنید.
• همانطور که در فرآیند انتخاب پیش می روید، سطح پشتیبانی و نگهداری ارائه شده توسط فروشنده ERP را ارزیابی کنید. شما باید مطمئن شوید که پشتیبانی فنی، به روز رسانی های نرم افزار، پلاگین ها و مستندات را دریافت می کنید.
• در آخر، کل هزینه مالکیت سیستم ERP را در طول چرخه عمر آن در نظر بگیرید. این فقط هزینه اولیه پیاده سازی نیست. به هزینه های نگهداری مداوم، هزینه های آموزش و هزینه های پنهان بالقوه مانند موارد “هزینه به ازای هر تراکنش” فکر کنید. همچنین می توانید در مورد هزینه های رشد آینده و اضافه کردن ماژول های اضافی فکر کنید.