داشتن یک سیستم برای مستندسازی و سازماندهی در محل کار لازم و مفید است. در اولویت قراردادن مستندسازی، به ویژه در بخش منابع انسانی، میتواند اختلافات احتمالی را کاهش دهد، منابع موردنیاز را ارائه دهد و به سؤالات مهم درباره شرکت پاسخ بدهد. در این مطلب، درباره ضرورت مستند سازی، مزایای مستند سازی و مراحل آن توضیح میدهیم.
مستندسازی چیست؟
مستندسازی یا بایگانی به مجموعه سوابقی گفته میشود که بهصورت آنلاین، روی کاغذ یا درایو وجود دارد. بایگانی، اطلاعاتی است که به عنوان مدرک یا سوابق پیشین ارائه میشود.
در مستند سازی اسناد و مدارک مربوط به استخدام و اقدامات شرکت باید مطابق با دستورالعمل های قانونی و سیاست های شرکت بایگانی شود. بهترین شیوه مستندسازی اسناد مربوط به منابع انسانی، سوابق رسمی و غیررسمی روند استخدام شرکت را در بر میگیرد، از جمله مستند سازی های مهم:
- اقدامات و فرآیندها
- سهام داران
- اقدامات انضباطی
- اختلافات
- تحقیقات
- ارزیابی عملکرد
- نقض قوانین
نگهداری و مستند سازی اسناد مختلف به منابع انسانی این اجازه را میدهد تا پیشینه مکتوبی را از وقایع حفظ کند. بایگانیکردن، کارکنان مدیریتی را در روند ارتقای کارمندان، اقدامات انضباطی، افزایش حقوق و پایان کار راهنمایی میکند. در مستند سازی، مستندات باید واقعی باشد و بدون تکیه بر نظر دیگران، از حقایق پشتیبانی کند.
ضرورت مستندسازی چیست؟
دلایل فراوانی برای مستندسازی و داشتن یک سیستم سازگار و سازمان یافته وجود دارد؛ بایگانی کردن و مستندسازی به موفقیت شما و سازمانتان کمک میکند. در اینجا ۳ دلیل عمده ضرورت مستند سازی را ذکر میکنیم:
۱. مستند سازی حرفهای بودن سازمان را نشان میدهد.
باید به ضرورت مستندسازی توجه بسیاری کرد، مستندسازی به کارمندان و مشتریان شما نشان می دهد که به حفظ اطلاعات مهم تعهد دارید و در صورت نیاز، اطلاعات درست را به آنها ارائه خواهید داد. حفظ درست اسناد و مستندسازی آن ها یک چارچوب دست یافتنی و کنترل شدنی را برای پرداختن به موضوعات عام المنفعه فراهم میکند.
۲. راهنمای مفیدی را برای بهبود عملکرد ارائه میدهد.
مستندسازی فرآیندهای انجامشده، سازگاری، کارایی و استاندارد سازی را تضمین میکند و به افراد کمک میکند تا کارایی بالا و انتظارات واضحی داشته باشند.
بایگانیکردن مرحلهبهمرحله اسناد و مدارک و مستند سازی آنها باعث صرفه جویی در وقت و هزینه در بلندمدت میشود؛ همچنین مأموریت ها و چشم انداز شرکت، نقش ها و مسئولیت های هر شخص و سایر انتظارات افرادی را که به شرکت میپیوندند نیز در بر میگیرد.
مشخصکردن آنچه برای کسبوکارتان مهم است و تعیین چگونگی رسیدن به هدف، از ضرورت مستند سازی است و در نهایت تلاش افراد گروهتان را مستقیم و متمرکزتر خواهد کرد؛ در نتیجه، با وجود مستند سازی آن ها میتوانند زودتر و آسان تر به اهداف خود و شرکت دست پیدا کنند.
۳. مستند سازی کسب وکار سودآورتری برای شما رقم میزند.
مستند سازی اطلاعات و فرآیندها باعث صرفهجویی در وقت و هزینه کارمندان میشود و به همه سؤالات آنها پاسخ می دهد. بایگانیکردن اسناد، کارایی شرکت را افزایش میدهد.
خواندن مقاله زیر را توصیه می کنیم:
«اثر زیگارنیک و استفاده از آن برای بهبود حافظه»
مستند سازی رسمی و غیررسمی چگونه است؟
اسناد خاص، مانند سوابق استخدام، باید رسمی باشند، اما غیر رسمی بودن سایر اسناد مشکلی ایجاد نمیکند؛ به عنوان مثال، مدیری سوابق گفت و گوهای خود را با کارمندانش مستند سازی میکند تا اهداف، پروژه ها یا میزان روحیه آن ها را به خاطر داشته باشد.
مستندات غیر رسمی میتواند شامل یادداشت ها یا نامه های داخل پرونده کارمند باشد. اگر کارمندی پیشنهادی را یادداشت کند و آن را به مدیریت بدهد، میتواند آن را برای مراجعه های بعدی خود بایگانی و مستند سازی کند.
ایمیل و ارتباطات آنلاین، بایگانی غیررسمی هستند.
مستند سازی اسناد رسمی باید مطابق استاندارد ها، قوانین شرکت و دستورالعمل های منابع انسانی باشد.
چگونه میتوان مدارک کارمندان را بهدرستی مستند سازی کرد؟
نگهداری پرونده های کارمندان و مستند سازی آن ها یکی از مهم ترین مسئولیت های منابع انسانی محسوب میشود. شاید مدارک مورد درخواست در هر شرکتی متفاوت باشد، اما پرونده مستند سازی شده کارمندان به طور معمول باید شامل موارد زیر باشد:
- فرم درخواست کار
- رزومه و معرفی نامه
- تأیید اشتغال و تحصیل
- شرح موقعیت شغلی
- اطلاعات تماس اضطراری
- قرارداد یا نامه رد درخواست
- دفترچه راهنمای کارکنان (همراه با امضا)
- گزارش اقدامات انضباطی
- خودارزیابی
- مدارک احراز هویت
- پیشنهادها و پاسخ های شرکت
- فرم درخواست آموزش
- نظرات همکاران
- گزارش هزینه های آموزش
اگر کارمندی شرکت را ترک کرد، منابع انسانی باید با مستند سازی پرونده او را تکمیل کند:
- نامه استعفا یا خاتمه کار
- گفت و گو درباره استعفا یا اخراج
- اطلاعات مربوط به بیمه
- فیش حقوقی
خواندن مقاله زیر را به شما پیشنهاد می دهیم:
«چگونه به کارمندان خود انگیزه دهیم؟»
مستند سازی نادرست چه عواقبی دارد؟
بسیاری از صنایع به مستند سازی کامل و با روشی خاص نیاز دارند. اگر سازمانی نتواند مستند سازی های سازمان یافته خود را حفظ کند، عواقب احتمالی زیر را در بر خواهد داشت:
- ممیزی ها
- صورت حساب های نادرست
- ناکارآمدی و رشد نکردن کارمندان
- کاهش درآمد
- کاهش ایمنی